Notion - ALL-IN-ONE 的神 & 实用技巧分享type
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写在开头
在开始今天的分享前，我想先梳理下我们遇到的问题是什么，并尝试在本次的分享中尽量去解决这些问题
我们遇到的问题
- Notion 这个工具怎么用 🤯
- 你们都说 Notion 很强，为啥我却用成了「记事本」？
- Notion 的 Block, Database 都是些啥？
- APP 组的主页是怎么搭出来的？怎么花里胡哨的 🤔
一、Notion 是什么？
1.1 Notion 简介
The all-in-one workspace — for your tasks, notes, wikis, and calendar.
- Notion 官方宣称是 任务、笔记、Wiki 以及日历的 All-In-One 工具
- 个人理解：
- 初识 Noiton 时，认为 Notion 是一个笔记软件；
- 随着使用的深入，认为 Notion 是一个生活记录、学习资料记录的知识库，亦是一个可轻松扩展为团队协作的工具；
- 现在，我认为 Notion 是 All-In-One 领域的神。Notion 是一个极其强大的
低代码or无代码平台，Notion 可以做的事情，超乎想象~
1.2 Notion 现状
- Notion 历史
- Notion 1.0 首次发布于16年，但因部分原因没能获得市场认可，黯然退场
- 18年发布 Notion 2.0，首次将 database 的概念带入 Notion，从这以后，Notion 持续增长，估值超过 100亿美金，用户数量 & 付费用户数量持续增长
- 2022年，Notion 用户数量超过 3000W，付费用户超过 400W
1.3 Notion 流行的原因
- 灵活性
- Notion 官方 or 第三方平台均提供了很多丰富易用的模板，仅需一个 duplicate 操作即可为己所用；即便公开资源中没有中意的模板，个人也可以创造自己的模板，并将其保存在空间，或者公开到网站上分享
- 左图描述了 Notion 持续增长的策略
- 官方发布一些好看好用的模板，吸引新用户
- 其中一部分用户通过 Notion 的个性化、定制化以及好看易用的UI设计，会成为Notion 的老用户
- 这部分老用户又会将自己设计的模板分享出来，无论免费还是商业化收费
- 用户创造的新的、好看的模板又会不断吸引新用户来尝试 Notion，一个完美的闭环
- 丰富的社区
- 社区活跃，有很多的讨论、沟通，促使 Notion 向更好的方向发展
- Notion 的流量分析也能印证这一策略的成功；
- Notion 超过 90%流量来自于用户直接的访问
- 而通过搜索引擎带来的流量仅有 5%
- 更少的流量来自于社交平台、广告营销等渠道
- 设计简洁美观
- Notion 的页面设计简洁、美化，而且无需很多设计、排版的专业知识，就能轻松完成排版较好的页面
- Notion 从创立之初就是充满着设计基因，Notion 早期的 13人团队，基本都是懂设计 & 开发的全栈产品设计师，Notion CEO - Ivan Zhao 曾经是世界上使用 Figma 时长最长的用户
- 个性化
- 不同于以往的团队协作工具，Notion 对于个人 or 团队的 workspace，留足了个性化装修的空间，任何人、任何团队都可以按照自己的想法、喜好自行定制团队空间的页面风格
- 最重要的原因：免费 & 全平台同步
- 对个人用户来说，Notion 的大多数功能都无需付费即可使用
二、Notion 基础使用分享
2.1 Block
Everything in notion is a “block”
在 Notion 的官方介绍中提到，Notion 中的所有东西都是 Block，Notion 的页面内容就是由无数个 Block 所构成的，就像 LEGO 城堡是由许多小的 LEGO 积木构成的一样
Block 类型
Notion 中存在很多种预设的 Block 类型，通过命令
/即可看到所有的 Block类型
- 基础 Block
- 文本
- 标题
- 页面
- 表格
- 和上图的 Table 不一致，左图的 Table 实际是 database
- Embed Blocks - Notion 美化的一大重要杀器
- Google Map
- 链接 - Notion Widget 的原理
- PDF 等等
- 高级 Block
- 目录
- 同步 Block
- 公式等
- Media 相关 Block
- 图像
- 视频
- 文件
- 代码块
- 网页书签等等
- Database Block - 数据库相关的 Block
- 创建不同的数据库 view
- 某个已存在数据库的 view 副本
Block 特点
- 可转换 - Block 类型可任意转换为
- Notion 中的 Block 均可随意转换成另一种类型的 Block
- 通过点击 Block 前的
⋮⋮→Turn into即可完成转换
- 可拖动 - Block 位置可任意拖动
- 长按 Block 前的
⋮⋮按钮，即可随意拖动 Block 到想要安排的位置，大幅减轻排版工作量
2.2 Page
- Page 的内容是由无数个 Block 所组成的，可任意存放内容、任意排版
- Page 可以无限嵌套，Page 中有子 Page，子 Page 中还有子 Page，无限套娃
- 不像其他笔记软件，Notion 中没有文件夹的概念，任意一个可展开的“画布”，都是 Page
- 同时 Page 本身又充当了文件夹的角色，其中可以包含很多子 Page
- 可以类似于电脑系统的文件夹软件，可无限向下嵌套，创建子文件夹；文件夹中既可以包含文件夹，也可以包含不同类型的文件（类比于不同类型的
Block）
2.3 Database
Databases are a core feature in Notion that help you manage and organize your pages. Let's explain what they are and how they can help you level up your workspace
Database 概念
- Notion 的核心功能
- Database 是一系列页面 Page 的集合，也即 Database 中的任意一个项目都可以展开成一个单独的页面
- Database 中的页面和普通页面相比：
- 多了 Properties 属性
- 父页面的类型是 Database，普通子页面的父页面类型是 Page
- Property - Database 中，给条目增加的属性概念
- 有很多种类型的属性可以添加，如 标签、状态、负责人、排期等
- Database 中的数据可通过筛选、排序等条件组合，展示需要的部分数据
- 类比于「收钱吧APP」账本的筛选、排序功能
- View 视图，不同的 View 视图可以展示不同的数据维度，互不干扰
- 和关系数据库 MySQL 等类似，筛选、排序、视图等功能均和数据库概念相似
- 进阶 - Relation && Rollup
- 借助这两个特性，可以将 Database 的使用再提高一个逼格
- 但过于复杂进阶，本次分享暂不涉及
Database 用处
Database 是一系列 Page 的集合，借助 Database 我们可以：
- 管理、归纳同类题材的 Page
- 构建个人知识库
- 打造任务协作系统
- 等等
后续会分享一些案例
三、Notion 协作分享 - APP 组实践经验
3.1 简介
- APP 组团队 Wiki 空间： （No access）
启发
- APP 组的项目协作系统的构建，部分启发自 Notion CPO (Madhu Muthukumar, Chief Product Officer)分享的文章 How Notion built a product management system to align every team
- 团队 Wiki 空间的搭建，参考了许多公开博主的页面、思路；借鉴了其中的结构，组件设置以及排版思路，感谢这些博主的分享🙏
协作的基础
基于 Notion提供的以下功能，我们可以在团队内通过 Notion 进行协作
- 强大的 database - 接管 app 组几乎所有的工作项目，进行恰当的项目管理
- 丰富的 view 视图 - 从不同维度去定制展示数据
- 共享协作 - 使得分配任务、协同创作等工作难度大幅降低
- Notion API - 构建定制的 Integration，减少重复低效的工作
- Notion Widget - 装修美化团队 Wiki 页面
3.2 构建超级数据库，接管所有的工作项目
Our goal was to keep everyone on the same page, while asking for as little additional work as possible.
- 为了降低工具的使用门槛，Notion 团队让所有的内部用户都尽量保持在同一个页面协同，而参与协同的用户只需要付出一点点的工作即可参与到整个系统中来
- APP 组的 Wiki 构造也是受启发于此，我们有统一的 Wiki 页面，全项目追踪的 database，自动化报告数据，周报页面；大多数情况，参与协同的同学只需要在预设好的页面下协同，无需额外花时间到处找链接
- 采用统一的 database 接管 APP 组的所有日常工作，包括但不限于：
- 业务迭代 - 这类任务往往同时有 JIRA Issue 追踪
- 组内工作 - 可能不会存在于 JIRA 系统，但仍然重要且耗时，如：
- 压测
- 工具建设
- 自动化测试项目维护
- 分享、培训等等
- 原则：
- 一切可能占据工作时间的任务，都可以在 database 中记录
3.3 善用 View 功能，从不同维度去协作
基于大一统的 database，通过不同的 view 来筛选出不同维度的数据展示：
- 业务相关视图 - 「项目列表」
- 主要追踪业务相关的任务
- 该视图同时面向条线开发、产品，用于协调项目进度、备注等
- 业务专属视图 - 「App发版」
- 对于 APP 条线，定制筛选出下个版本即将发布的任务视图
- 可避免 APP 版本携带内容，在产品、开发及测试间出现同步偏差的问题
- 团队排期视图 - 「测试排期图」
- 顾名思义，可清晰表明每位同学的工作安排
- 跨文档视图协同 - 半年计划相关视图
- 半年计划往往是长期的、不断投入的项目
- 跨视图追踪的优势在于，将长期的半年计划（可能以往只有年底才会打开看看的计划）转换为日常工作中一个个碎片的小项目，如
- 本周适配了 APP 600 的自动化用例
- 本周进行了 XXX 服务的压测，同时建立了该服务的性能基线数据
3.4 及时加锁，防止页面结构发生意外变化
问题
Notion 是一个协作工具，任何拥有 Notion 页面编辑权限的用户，均可以随意修改页面的内容、结构、database 的相关设置等等；这种方式 or 协作工具可能都会有的问题是：
- 页面结构被其他人误修改了，导致页面排版错乱等展示问题
- 页面内容被不小心修改了，如果没有 Page History 功能，很难找回原内容
- database 的属性、筛选、排序被其他同学改了，导致大家看到的数据内容变了
解决方案
Notion 中给出的解决方案：Lock
- Page 加锁
- 无法修改页面结构、排版
- 无法修改页面内容
- Database 加锁
- 仅可增减项目，无法做结构、设置上的操作
- 无法修改 Database 属性、视图等设置
- 无法修改所有人的筛选、排序条件，修改仅对个人生效等
APP 组实践经验
- 仅在需要时解锁，如结构、属性调整
- Page or Database 编辑结束后，及时加锁
- 如遇到个人数据面板和他人不一致，请
reset筛选排序条件
- Unlock 状态下，修改公共级别的筛选排序条件，注意
Save for everyone，以及加锁
3.5 定期回顾机制，防止数据吃灰
All of it goes out the window if no one uses your system.
- Notion 团队的分享中提到了一个共性问题，上面的系统很酷很炫，但是没人用的话，有什么用？
- APP 的实践经验是：每周定期回顾 & 更新数据，确保 database 中的数据至少在「周维度」上是最新的
- 为此，APP 组每周的回顾机制：
- 每周四下午，条线级别的业务进度会议，产品 & 开发 & 测试 3方会议，确认当月的业务项目进度，更新提测时间、项目备注等
- 每周五下午，群里提示各位同学，更新本周自己的项目进度，下班前生成「本周周报」
- 每周一上午，小组例会中，安排本周的工作项目排期；
- 无压力，不设限
- 并非需要安排满每一天，并非必须安排非业务工作
- 可当作个人的任务管理机制
3.6 持续迭代，持续优化
- Notion 团队的分享中，最后一部分提到，在初始阶段会有很多的变化，之前所建立的系统同样也需要跟进变化，而不应指望一劳永逸的方案
- Notion 团队分享了他们的模板，但 我们并未直接拷贝他们的模板来使用
- 从一开始我们就认为他们的模板不适合我们团队
- 我们无法要求项目中的其他角色使用 Notion，如产品、开发
- 我们只能从 APP 组自身的项目管理需求出发，不断迭代改进
3.7 借助 Notion API，解放生产力
Notion Integration
Notion integrations connect tools like Jira, Google Drive, and Slack to Notion, to help supercharge your workflow. Integrations are built using Notion’s API.
- Notion API 是 Notion 官方开放的一系列公开 API 接口，用于连接、操作 Notion 中的 Page, Database 等，可用于构造强大的工作流；
- Notion Integration 是基于 Notion API 构建的连接工具，也可理解为机器人；
- 官方支持的 Integration 很多，如 Github, JIRA, Slack等等，可在官网或右图查看：
- 但，由于 Notion API 是全免费开放的，所以社区支持的 Integration 更多，功能更加丰富，例如：
- Notion 剪藏工具 Save to Notoin
- Notion 页面访问统计分析工具 - Notionlytics
- 社区中还有很多丰富好用的 Integration 来不及介绍，大家有需要可以去以下网站自行寻找合适的 Integration 尝试：
APP 组的 Notion API 实践
- 基础： Notion API && 完备的 database 作为项目追踪工具
- APP 组开发了
notionbot工具，目前主要用于帮我们解决「自动化数据汇总」&&「每周周报生成」的工作，减少重复低效的劳动
- notionbot已增加了增加了组级别的配置，目前开放了手动更新入口，各组同学可按需使用，使用教程：
3.8 加点 Widget，美化你的团队 Wiki
Notion Widget
- 前面给大家演示了 Notion Widget 的案例，实际上是插入一段链接🔗，链接🔗返回一段前端代码，Notion 的嵌入 Block 会自动将这段前端代码渲染出代码描绘的样式
- 适当引入 Widget 可以起到美化主页的作用，同时也有一些些乐趣，使文档的管理、编写不至于那么无聊
- 潜在问题
- 很多资源丰富的组件库都是国外网站，对于网络环境不好的国内用户，可能存在长时间无法加载的问题
APP 组的实践经验
- 优先选用国内组件库
- 优先保障加载问题，再好看的组件，对其他用户来说，可能只是白屏
- 组件应承载一部分功能
- APP 组 Wiki 页面的「自动化报告」和「周报生成」组件，可直接和 notionbot 联动，触发对应任务执行
四、一些额外的 Tips
以下方式均不推荐，但确有需要的同学可以自取
Notion 加速
鉴于国内的网络环境，部分同学偶尔会出现 Notion 白屏，无法打开页面的问题，抑或是可以打开页面，但是修改内容之后的保存出现问题，导致编写的内容没有保存下来；以下的方式可以在不借助 magic 的情况，一定程度上可以缓解一下白屏、加载不了等问题：
- 原理：避免国内的服务商对 Notion 域名进行 DNS 污染，直接请求 Notion 服务器IP
- 相比早些年，最近 Notion 的 DNS 污染，网络连通性比较可观，希望大家用不上加速工具
Notion Faster
- 境外架设反代服务器，将 Notion 相关的请求就近转发到 Notion 服务器
- 公益项目
- 提供了2中方式加速
- 修改 DNS
- 个人不太推荐这种方式，如果对方服务器宕机，会影响其他正常网络请求
- 另外，DNS 相对来说不够安全，有泄漏隐私的风险
- 文中给出了实现的教程，有条件的同学可以自建 DNS
- 修改 Host
- 相对来说更加推荐这种方式，即便服务宕机，也只影响 Notion 相关产品的访问
- mac 同学可结合 switchhost 软件使用
- 拓展
- switchhost 也可以用来进行 Github 网站加速，参考以下项目 REAMDE.md
Linmi 的教程
- 方法原理和上面的 Notion Faster 类似，修改 DNS 或 Host
- 并非在境外架设反代服务器，而是修改 Host，将 notion.so 的域名直接指向 Notion 官方服务器 IP；以及修改 DNS 解析服务器为国内污染较少的 DNS 服务提供商
- 网站附有视频教程，有需要的同学自取
Notion 汉化
由于 Notion 界面的所有操作按钮、官方 Guides、Blogs 等页面均为英文，当前适配的语言只有法语、日语和韩语三种语言；（优先适配的原因是这些市场的付费用户比较高，对 Notion 的快速增长有比较显著的作用）
中文地区的用户数量增长迅猛，但由于一些些合规的问题，导致 Notion 的中文适配计划从 21年开始谈起，至今还在 “咕咕咕🐦。。。“
对国内许多用户不太友好，尤其新用户就更加畏怯使用 Notion；给大家分享关于 Notion 汉化的教程，供大家按需选用：
- 个人观点：
- 推荐使用浏览器的汉化方案，不建议下载第三方客户端，存在安全隐私的风险
- 尽量不要使用汉化，常用的功能按钮多用几次即可熟练掌握
五、扩展阅读
六、为什么说 Notion 是 All-In-One 的神
一些震撼我幼小心灵的高级用法 🤯🤯🤯
6.1 Notion 全平台剪藏
- 网页剪藏
- 公众号
小程序剪藏工具：
- Telegram - 借助 bot
- @TelegrmToNotionBot
- @CloudPieceBot
- @NotionSaverBot
- @SaveToNotionBot
- 其他各种各样的信息源（如 RSS ）
All-In-One到 Notion 的方式可以自行探索
6.2 个人超级知识库案例
6.3 基于 Notion 构建网站
Blog构建
案例
- 基于 Notion 构建的网站 - 产品沉思录
6.4 Notion Widget 资源分享
- 组件库 - 国外
- 组件库 - 国内平替
- Notion Button 生成器
6.5 其他各路花里胡哨的操作
更多 Notion 周边工具…
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七、总结
Notion is as lightweight or as powerful as you need it to be, and blocks enable you to build the perfect tool - exactly the way you want.
- Notion 既可以是轻量的，也可以是强大的，一切取决于用户自身的需要
- 作为一个 All-In-One 工具，基于 Notion 强大的功能 && 周边极其丰富的社区生态，我们可以做很多事情：
- 构建个人知识库，打造数字花园
- 剪藏各个平台的信息
- 建立网站等等
- Notion 毕竟也并非毫无缺点：
- 数据全在云端，无本地备份
- 采用备份工具，定期备份
- 换用 Obsidian 等本地化的笔记软件
- Notion 文档过于空白，不适合快速记录，记录转瞬即逝的灵感
- 可使用 Apple Notes，flomo 等软件
做工具的主人，而不是工具的“奴隶”，衷心希望 Notion 能够帮助到大家，谢谢🙏
